Darf die KI dem Team sagen, was zu tun ist?

Zum Weisungsrecht des Arbeitgebers im KI-Zeitalter

Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) gewinnt im Arbeitsalltag zunehmend an Bedeutung. KI ist bereits heute in der Lage, nicht nur Entscheidungen über die Organisation von Arbeitsabläufen, die Zuweisung von Arbeitsaufgaben und deren konkrete Ausgestaltung vorzubereiten, sondern auch eigenständig zu treffen. Für HR und Führungskräfte wirft das eine sehr praktische Frage auf: Darf ein KI-System den Beschäftigten eigentlich sagen, was sie wann und wo zu tun haben? Und falls ja, unter welchen Bedingungen?

KI im Arbeitsalltag – Was ist eigentlich Künstliche Intelligenz?
Lange Zeit mangelte es an einer einheitlichen rechtlichen Definition des Begriffs der KI. Inzwischen definiert Art. 3 Nr. 1 der KI-Verordnung der Europäischen Union (KI-VO) ein KI-System als ein maschinengestütztes System, das für einen in unterschiedlichem Grade autonomen Betrieb ausgelegt ist und das nach seiner Betriebsaufnahme anpassungsfähig sein kann und das aus den erhaltenen Eingaben für explizite oder implizite Ziele ableitet, wie Ausgaben wie etwa Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen erstellt werden, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können.

Kennzeichnend ist dabei insbesondere die Fähigkeit des Systems, aus Eingaben eigenständig Ergebnisse abzuleiten, die über die bloße Ausführung vorab festgelegter Regeln hinausgehen. Ein klassisches Dienstplanprogramm, das starre Schichtmuster abbildet, fällt deshalb noch nicht unter diese Definition. Sobald das System aber selbstständig Muster erkennt, lernt und daraus Vorschläge ableitet, die über schlichte Berechnungen hinausgehen, sieht die Sache anders aus.

Das Weisungsrecht des Arbeitgebers
Das Weisungsrecht eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung seiner Beschäftigten einseitig, also ohne deren Zustimmung, näher zu bestimmen. Es erstreckt sich auch auf die Ordnung und das Verhalten der Beschäftigten im Betrieb (§ 106 Satz 1 und 2 GewO).

Das Weisungsrecht ist jedoch nicht grenzenlos. Es wird durch die Regelungen des Arbeitsvertrags sowie durch die jeweils geltenden Gesetze und Kollektivverträge (Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen) beschränkt (§ 106 Satz 1 Halbsatz 2 GewO). Darüber hinaus muss der Arbeitgeber bei der Ausübung seines Weisungsrechts die Grenzen billigen Ermessens wahren (§ 106 Satz 1 Halbsatz 1, Satz 3 GewO, § 315 Abs. 1 BGB). Dabei sind die berechtigten Interessen der Beschäftigten angemessen zu berücksichtigen und gegen die Interessen des Arbeitgebers an der Weisung abzuwägen.

In der betrieblichen Praxis üben meistens Führungskräfte dieses Recht im Namen des Arbeitgebers aus. Weil das Weisungsrecht kein höchstpersönliches Recht ist, lässt es sich delegieren. Genau hier wird es spannend. Darf auch ein KI-System Anweisungen geben?

Drei Spielarten der KI beim Weisungsrecht
Der Einsatz von KI bei der Erteilung von Weisungen lässt sich vereinfacht in drei Stufen einteilen, die sich nach dem Grad der Eigenständigkeit des Systems unterscheiden.

Stufe 1 – KI formuliert, der Mensch entscheidet: Die Abteilungsleitung hat entschieden, dass ein Mitarbeiter im Oktober drei Tage pro Woche im Betrieb arbeiten soll. Sie tippt diese Entscheidung in ein KI-Tool, das eine passende E-Mail daraus macht und sie an den Mitarbeiter verschickt. Die eigentliche Entscheidung bleibt bei der Abteilungsleitung, die KI übernimmt Formulierung und Versand. Kontrolliert die Führungskraft zusätzlich die von der KI formulierte Nachricht vor dem Versand und ist die Anordnung von Präsenztagen im Betrieb vom Weisungsrecht des Arbeitgebers im Einzelfall gedeckt, bestehen hinsichtlich des Einsatzes der KI für die Weisungserteilung keine grundsätzlichen Bedenken.

Stufe 2 – KI handelt nach festen Regeln des Arbeitgebers: Ein Logistikunternehmen hat festgelegt, dass Beschäftigte aus dem Verpackungsbereich in den Versand wechseln, sobald das Auftragsvolumen an einem Tag 20 Prozent über dem Schnitt liegt. Das KI-System überwacht die Auftragslage in Echtzeit und verschickt den Beschäftigten entsprechende Arbeitsanweisungen, sobald der Schwellenwert erreicht ist. Inhaltlich steuert nach wie vor der Arbeitgeber, denn er hat die Regeln selbst definiert. Kommt noch eine menschliche Freigabe vor der Erteilung der Weisung hinzu, behält der Arbeitgeber auch seine Entscheidungshoheit. Sofern eine Zuweisung von Aufgaben im Versand nach den arbeitsvertraglichen bzw. kollektivrechtlichen Regelungen möglich ist, wird auch hier die Weisungserteilung mithilfe eines KI-Systems grundsätzlich zulässig sein.

Stufe 3 – KI entscheidet selbst, wer was tut: Problematischer wird es, wenn ein KI-System selbst entscheidet, welche Weisung erteilt werden soll. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die KI anhand von Auftragslage, Qualifikation, bisheriger Arbeitsbelastung und Fehlzeiten selbstständig entscheidet, welche Mitarbeitenden für welche Tätigkeit eingesetzt werden, und ihnen anschließend die entsprechenden Weisungen eigenständig übermittelt. Ein KI-System teilt etwa einer Produktionsmitarbeiterin mit, dass sie heute an Maschine 7 eingesetzt wird, weil ihr Kollege ausgefallen ist und sie laut Datenlage die passende Einweisung hat. Außerdem hat sie nach Auswertung des KI-Systems im letzten Jahr die meisten Einsatzstunden an Maschine 7 gesammelt und die KI hält sie daher für besonders erfahren. Vorgesetzte haben diese konkrete Zuweisung nicht geprüft. Je eigenständiger die KI dabei entscheidet und je weniger Einfluss- und Kontrollmöglichkeiten der Arbeitgeber hat, desto stärker stellt sich die Frage, ob die KI noch als Werkzeug des Arbeitgebers eingesetzt wird oder bereits selbst die Entscheidung und Erteilung der konkreten Weisung trifft.

Bestimmung in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen als Grenze
Jede Weisung – egal ob von einem Menschen oder einer KI erteilt – muss sich innerhalb des Rahmens bewegen, den § 106 Satz 1 Halbsatz 2 GewO vorgibt. Je enger der Arbeitsvertrag die geschuldete Tätigkeit, den Einsatzort oder die Arbeitszeit festschreibt, desto weniger Spielraum bleibt dem Arbeitgeber für einseitige Weisungen. Das gilt auch für ein KI-System, das Aufgaben zuweist. Neben dem Arbeitsvertrag setzen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen dem Weisungsrecht weitere Grenzen. Regelt etwa eine Betriebsvereinbarung die Kriterien der Schichtplanung, muss auch das KI-System diese Vorgaben einhalten. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, dass ein KI-gestütztes Weisungssystem sämtliche individual- und kollektivrechtlichen Vorgaben abbildet.

Das Verbot automatisierter Entscheidungen nach der DS-GVO
Der Einsatz von KI bei der Erteilung von Weisungen kann mit dem Verbot automatisierter Entscheidungen nach Art. 22 Abs. 1 DS-GVO kollidieren. Danach dürfen Arbeitnehmende grundsätzlich nicht einer Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich automatisiert getroffen wird und die für sie rechtliche Wirkungen entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Bei einer Kündigung oder einer Abmahnung leuchtet dies sofort ein. Die Entscheidung darf nicht vollautomatisch durch ein KI-System erfolgen.

Bei einer alltäglichen Arbeitsanweisung liegt der Fall jedoch anders. Ob die Zuteilung einer Aufgabe, die ohnehin zum vertraglich geschuldeten Tätigkeitsfeld gehört, tatsächlich die Rechtsstellung der Beschäftigten „erheblich“ verändert, lässt sich durchaus bezweifeln. Durch eine solche Weisung, die die tägliche Arbeitsleistung lediglich konkretisiert, wird die Rechtsstellung im Regelfall kaum berührt. Bei einer Versetzung an einen anderen Standort oder der kurzfristigen Anordnung von Überstunden sieht das freilich anders aus, weil dort spürbare Auswirkungen auch auf das Privatleben eintreten.

Hinzu kommt ein Aspekt, der in der Diskussion gelegentlich zu kurz kommt. Die unternehmerische Entscheidung, bestimmte Steuerungsaufgaben durch KI erledigen zu lassen, fällt unter die durch Art. 12 Abs. 1 GG ebenfalls geschützte unternehmerische Freiheit. Das spricht dafür, jedenfalls bei einfachen, den täglichen Arbeitsablauf konkretisierenden Weisungen großzügiger zu sein und sie nicht als automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DS-GVO zu klassifizieren.

Trotzdem empfiehlt es sich, aufgrund der noch nicht abschließend geklärten Reichweite des Verbots automatisierter Entscheidungen auf Nummer sicher zu gehen und den KI-Einsatz auf eine vorbereitende Rolle unter menschlicher Freigabe zu begrenzen. Das KI-System erstellt einen Vorschlag für die Weisung, ein Mensch schaut drauf, stellt die Weisung ernsthaft zur Disposition und gibt sie dann frei – oder eben nicht. Unter diesen Voraussetzungen liegt schon keine rein automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DS-GVO vor. Die menschliche Freigabe sollte zusätzlich dokumentiert werden.

Weitere gesetzliche Grenzen: Arbeitszeit, Arbeitsschutz, Diskriminierungsverbot, KI-VO
Das Weisungsrecht des Arbeitgebers wird durch weitere gesetzliche Vorgaben begrenzt (§ 106 Satz 1 Halbsatz 2 GewO), etwa durch das Arbeitszeit- und Arbeitsschutzrecht (ArbZG, ArbSchG) sowie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Während sich die KI-Ergebnisse vergleichsweise einfach auf die Einhaltung arbeitszeit- oder arbeitsschutzrechtlicher Vorschriften überprüfen lassen (etwa hinsichtlich der Höchstarbeitszeit oder der Einhaltung von Ruhepausen), kann die Kontrolle der Vereinbarkeit mit dem Diskriminierungsrecht bei nicht vollständig nachvollziehbaren Entscheidungsprozessen eines KI-Systems eine besondere Herausforderung darstellen. So ist etwa eine mittelbare Benachteiligung aufgrund des Geschlechts nach §§ 1, 3 Abs. 2 AGG bei einer automatisierten Personaleinsatzplanung denkbar, wenn KI-Systeme Arbeitnehmerinnen aufgrund familiär bedingter Fehlzeiten überproportional häufig weniger attraktive Schichten zuweisen.

KI-Systeme, die für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale von Beschäftigten eingesetzt werden, stuft die KI-VO als Hochrisiko-KI-Systeme ein (Art. 6 Abs. 2 i.V.m. Anhang III Nr. 4 lit. b KI-VO). Das betrifft im Ergebnis auch viele Systeme, die bei der Weisungserteilung zum Einsatz kommen. Die Einstufung als Hochrisiko-System bringt für den Arbeitgeber zusätzliche Pflichten mit sich, etwa hinsichtlich Transparenz, menschlicher Aufsicht und Dokumentation.
Daneben gibt es selbstverständlich zahlreiche weitere gesetzliche Vorgaben, die ein KI-System im Rahmen der jeweiligen Weisungserteilung beachten muss.

Verstößt eine Weisung gegen ein Gesetz, ist sie rechtswidrig und für Arbeitnehmende unverbindlich. Der Arbeitgeber muss daher stets überprüfen, ob die von dem KI-System erstellten oder unterstützten Weisungen mit den gesetzlichen Vorgaben vereinbar sind und die Leitplanken für das KI-System gegebenenfalls nachschärfen.

Geht billiges Ermessen auch ohne menschliche Abwägung?
Neben diesen äußeren Grenzen des Weisungsrechts hat der Arbeitgeber bei der Konkretisierung von Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung sowie für Weisungen zur Aufrechterhaltung der Ordnung im Betrieb einen erheblichen Entscheidungsspielraum (sog. Ermessen). Dieses Ermessen muss der Arbeitgeber jedoch nach den Grundsätzen der Billigkeit ausüben. Eine Weisung, die diesen Anforderungen nicht entspricht, ist für Arbeitnehmende nicht verbindlich. Kann ein KI-System das leisten?

Auf den ersten Blick könnte man Zweifel haben. Anders als ein Mensch kann KI nur solche Informationen berücksichtigen, die in das jeweilige KI-System eingegeben wurden. Aus diesem Grund könnte man einwenden, dass KI von vornherein nicht zu einer eigenständigen Ermessensausübung in der Lage sei. Trotzdem ist der KI-Einsatz nach ganz überwiegender Auffassung nicht von vornherein unzulässig.
Gegenstand der gerichtlichen Kontrolle ist allein, ob das Ergebnis der getroffenen Entscheidung billigem Ermessen entspricht. Daraus folgt, dass KI-generierte Weisungen auch dann die Voraussetzung der Billigkeit erfüllen können, wenn zwar beim KI-Einsatz kein mit einer menschlichen Entscheidung vergleichbarer Abwägungsprozess stattgefunden hat, das Ergebnis der Weisung die betroffenen Interessen jedoch angemessen berücksichtigt und damit billigem Ermessen entspricht.

Allerdings sollten sich Arbeitgeber nicht zurücklehnen und vollständig auf die von ihnen eingesetzten KI-Systeme vertrauen. Denn der Arbeitgeber trägt nach den allgemeinen Grundsätzen auch beim Einsatz von KI die Darlegungs- und Beweislast für die Billigkeit seiner Weisung. Daher ist zum einen erforderlich, dass dem KI-System sämtliche für die Entscheidung maßgeblichen Informationen zur Verfügung gestellt werden, sodass sie sowohl die individuellen Interessen der Mitarbeitenden als auch die betrieblichen Interessen des Arbeitgebers berücksichtigen kann. Zum anderen sollte der Arbeitgeber angemessene Kriterien festlegen, anhand derer die maßgeblichen Interessen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt und gegeneinander abgewogen werden sollen.

Gerade in der Erprobungsphase eines KI-Systems empfiehlt es sich, Beschäftigten stets einen niedrigschwelligen Weg einzuräumen, über den sie Bedenken gegen eine erteilte KI-Weisung äußern können. Dies kann etwa durch eine einfache Antwortfunktion auf die KI-Weisung oder feste Ansprechpersonen im Unternehmen geschehen. Ein solches Vorgehen erlaubt Korrekturen sowie Nachschärfungen der KI-Systeme und schützt die Beteiligten davor, dass rechtswidrige Weisungen unbemerkt zur Routine werden.

Beteiligungsrechte des Betriebsrates
Wird ein KI-System zur Erteilung von Weisungen eingeführt, können Beteiligungsrechte des Betriebsrats bestehen. Insbesondere kommt ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht, da solche Systeme objektiv zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten geeignet sein können. Je nach Ausgestaltung des Systems können weitere Beteiligungsrechte hinzutreten, etwa nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG oder § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG.

Fazit
Der Einsatz von KI bei der Erteilung arbeitgeberseitiger Weisungen ist grundsätzlich möglich. Entscheidend ist, welche Rolle das KI-System im konkreten Fall übernimmt. Je stärker das KI-System selbst bestimmt, welche Weisung aufgrund einer Vielzahl von Daten und Kriterien erteilt wird und je geringer dabei die Vorgaben und Kontrollmechanismen des Arbeitgebers sind, desto größer sind die rechtlichen Risiken.

Ein gut konfiguriertes und trainiertes KI-System kann jedoch Datenmengen verarbeiten, die keine Führungskraft allein überblickt, und es entscheidet unbeeinflusst von persönlichen Sympathien. Es kann zudem als Compliance-Tool dazu beitragen, dass Weisungen mit vielschichtigen arbeitsvertraglichen, kollektivrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben in Einklang stehen.

In der Praxis sollte KI nicht als alleinige Entscheidungsinstanz verstanden werden. Vielmehr bedarf es klarer Vorgaben und Leitplanken, geeigneter Kontroll- und Freigabemechanismen sowie einer nachvollziehbaren Dokumentation. Rechtlich verantwortlich für die erteilte Weisung ist und bleibt der Arbeitgeber.